SEMARANG, Jatengnews.id – Pencatatan yang rapi menjadi salah satu kunci penting dalam menjaga kelancaran operasional usaha. Namun, bagi sebagian pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), pencatatan stok, produksi, hingga pesanan masih dilakukan secara sederhana dan belum terdokumentasi secara sistematis.
Melihat kondisi tersebut, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) 84 Universitas Diponegoro (UNDIP) memberikan pendampingan kepada Kristy Collection, UMKM konveksi di Dusun Krajan, Desa Gebugan, Kecamatan Bergas, Kabupaten Semarang.
Pendampingan tersebut dikemas melalui program “Pelatihan Penggunaan Google Spreadsheet untuk Pencatatan Operasional Sederhana UMKM”. Program ini dirancang untuk membantu pelaku usaha memanfaatkan teknologi sederhana yang mudah diakses dalam mendukung kegiatan operasional sehari-hari.
Sebagai UMKM yang bergerak di bidang konveksi, Kristy Collection memiliki sejumlah aktivitas yang perlu dicatat dan dipantau secara rutin. Mulai dari ketersediaan bahan, proses produksi, hingga hasil produksi dan pesanan pelanggan.
Dalam pelaksanaannya, mahasiswa KKN-T 84 tidak hanya memberikan materi mengenai penggunaan Google Spreadsheet. Pemilik Kristy Collection juga diajak untuk langsung mempraktikkan pembuatan dan pengisian tabel pencatatan berdasarkan kebutuhan usaha.
Format pencatatan dibuat sesederhana mungkin agar mudah dipahami dan diterapkan. Mahasiswa turut membantu menyusun format untuk mencatat stok bahan serta hasil produksi yang dapat digunakan secara berkelanjutan.
Pendekatan praktik secara langsung tersebut diharapkan membuat pemilik usaha tidak hanya memahami fungsi Google Spreadsheet, tetapi juga mampu menggunakannya secara mandiri setelah kegiatan pendampingan selesai.
“Pendampingan ini disesuaikan dengan kebutuhan yang ditemukan di lapangan. Kami mencoba membuat sistem pencatatan yang sederhana sehingga bisa benar-benar digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari,” ujar mahasiswa KKN-T 84 dalam kegiatan tersebut.
Sebagai penunjang, mahasiswa KKN-T 84 juga menyerahkan modul panduan penggunaan Google Spreadsheet kepada Kristy Collection. Modul tersebut memuat langkah-langkah dasar penggunaan yang dapat dipelajari kembali secara mandiri.
Selain modul, mahasiswa juga menyediakan template Google Spreadsheet khusus untuk pencatatan operasional UMKM. Template tersebut dapat langsung digunakan dan disesuaikan apabila kebutuhan pencatatan usaha berkembang.
Program ini sekaligus menunjukkan bahwa digitalisasi UMKM tidak selalu harus dimulai dengan penggunaan software khusus yang membutuhkan biaya besar. Platform sederhana seperti Google Spreadsheet dapat menjadi alternatif untuk membantu pelaku usaha membangun sistem pencatatan yang lebih teratur.
Dengan pencatatan yang dilakukan secara rutin, pemilik usaha diharapkan dapat lebih mudah memantau kondisi stok, mengetahui perkembangan produksi, serta melihat data operasional yang dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil keputusan usaha.
Melalui program tersebut, KKN-T 84 UNDIP berharap penggunaan Google Spreadsheet dapat terus diterapkan oleh Kristy Collection dalam aktivitas sehari-hari. Langkah sederhana tersebut diharapkan menjadi bagian dari upaya meningkatkan efisiensi pengelolaan usaha sekaligus mendorong UMKM lokal di Desa Gebugan semakin siap menghadapi perkembangan era digital.
Penulis : Tim Mahasiswa KKN
Editor : Alif Nazzala Rizqi
